CONDITIONS GÉNÉRALES DE CERTIFICATION

 

Ces conditions générales de certification reprennent les modalités d’octroi, de maintien, d’extension, de suspension et de retrait, de résiliation, réduction, suspension de la certification.

Toutes conditions générales émises par le donneur d’ordre et comprenant d’éventuelles conditions d’achats ne s’appliquent pas et sont non avenues.


Description générale du processus de certification

Le donneur d’ordre doit adresser au service de certification LC Luxcontrol asbl une demande officielle, signée, sur laquelle la portée de la certification souhaitée est définie (demande de certification). Cette demande vaut commande.

Un contrat est à établir lors de la première demande de certification entre le donneur d’ordre et le service de certification de LC Luxcontrol asbl.

Avant de procéder à l’évaluation, le service de certification LC Luxcontrol asbl doit examiner la demande de certification pour s’assurer que les exigences pour l’octroi de la certification sont clairement définies.

Des visites à tout moment peuvent être faites chez le donneur d’ordre, sans qu’il en soit averti au préalable, lors de l’évaluation d’une certification produit.

Le service de certification LC Luxcontrol asbl peut prélever gratuitement des produits pour vérifier qu’ils satisfont à toutes les exigences de la certification demandée.

Le service de certification LC Luxcontrol asbl, à l’issue de l’évaluation, remet au donneur d’ordre un rapport d’évaluation complet et une attestation de conformité lorsque le résultat s’est avéré conforme.

Le donneur d’ordre doit supporter tous les frais inhérents à la certification demandée, en cas de résultat déclaré non conforme par le service de certification de LC Luxcontrol asbl.

Dès lors que le donneur d’ordre ne répond plus aux exigences pour l’octroi, le maintien ou l’extension de la certification demandée, le certificat lui sera retiré et la raison de ce retrait lui sera notifiée.

Cette notification pourra être publiée et le donneur d’ordre perd tous les droits de l’utilisation de la certification.
Toute certification octroyée n’est valable que pour le produit.


Obligations de LC Luxcontrol asbl

LC Luxcontrol asbl s’engage :

  • à traiter toutes les informations portées à sa connaissance avec la plus grande discrétion et à ne les utiliser que dans le cadre de l’objectif défini
  • à ne pas transmettre à des tiers des documents mis à disposition par le client sans son accord préalable
  • à ne pas informer des tiers sur les informations recueillies dans le cadre des activités de certification à propos d’un produit ou d’un fournisseur déterminé sans l’accord écrit du fournisseur. Lorsque la loi prescrit la divulgation d’informations à des tiers, le client est avisé des informations qui leur seront communiquées conformément à la loi
  • à garantir une accessibilité large et sans contraintes à tout demandeur d’une certification de produits ou de personnes
  • à n’utiliser aucune de ses procédures de façon à empêcher ou restreindre la participation de demandeurs et de candidats, sauf si des dispositions contraires sont prescrites
  • à assurer que les appels et les réclamations sont résolus de manière indépendante et sans parti pris
  • Le service de certification de LC Luxcontrol asbl, selon le cadre légal, n'est tenu responsable envers le commettant ou des tiers qu'en cas de faute intentionnelle ou de négligence grave. Toute autre revendication est exclue.
  • À être capable d’exécuter toutes les tâches d’évaluation de la conformité qui lui ont été assignées

Le service de certification de LC Luxcontrol asbl assure auprès de ses commettants la mise à jour des documents liés au processus de certification. La date d’entrée en vigueur des modifications leur sera notifiée et LC Luxcontrol asbl s’assurera lors de l’étape d’évaluation, que ses donneurs d’ordre appliquent les adaptations nécessaires dans un délai jugé raisonnable.

Le service de certification ne délègue pas à une tierce personne ou à un organisme tiers ses pouvoirs en matière d’octroi, de maintien, de suspension ou de retrait de la certification.

Si la certification s’applique à une production en série, LC Luxcontrol asbl s’assure que le produit certifié continue de répondre aux exigences du produit.


Obligations du donneur d’ordre

Le donneur d’ordre :

  • reste responsable de la conformité aux exigences de certification
  • se conforme à toutes les exigences qui peuvent être prescrites dans le programme de certification du produit relatives à l’utilisation des marques de conformité et aux informations relatives au produit
  • conserve tous les documents liés aux processus de certification pendant au moins une durée de 10 ans
  • conserve un enregistrement de toutes les réclamations portées à sa connaissance à propos de la conformité d’un produit aux exigences de la norme concernée et met les dossiers en question à la disposition du service de certification de LC Luxcontrol asbl sur demande, et
    • prend toute action appropriée en rapport avec ses réclamations et les imperfections constatées dans les produits qui ont des conséquences sur leur conformité aux exigences de la certification
    • documente les actions entreprises
  • s’engage à ne pas utiliser la certification de ses produits d’une façon qui puisse nuire à l’organisme de certification ni faire de déclaration sur la certification de ses produits que l’organisme de certification puisse considérer comme trompeuse ou non autorisée
  • cesse immédiatement, en cas de suspension, de retrait ou à l’échéance de la certification, d’utiliser l’ensemble des moyens de communication qui y fait référence et remplit toutes les exigences prévues par le programme de certification (par exemple renvoi des documents de certification) et s’acquitte de toute autre mesure exigée
  • fournit des copies de documents de certification à autrui uniquement s’ils sont reproduits dans leur intégralité
  • ne fait état de sa certification que pour indiquer que ses produits sont certifiés comme étant conformes à des normes spécifiées
    s’efforce d’assurer qu’aucun certificat ou rapport n’est utilisé en totalité ou en partie de façon susceptible d’induire en erreur
    se conforme aux exigences de LC Luxcontrol asbl alors qu’il fait état de sa certification par des voies de communications telles qu’articles publicitaires, brochures ou autres
  • déclare que ses produits sont certifiés uniquement pour la portée de la certification
  • prend toutes les dispositions nécessaires pour:
    • la conduite de l’évaluation et la surveillance (le cas échéant), y compris la fourniture d’éléments en vue de leur examen tels que : de la documentation et des enregistrements, l’accès à tous les équipements ou installations nécessaires, aux sites, aux zones, aux personnels et sous-traitants du client concernés
    • l’instruction des réclamations
    • la participation d’observateurs, le cas échéant
  • renseigne l’organisme de certification sur ses activités, ressources humaines et techniques, notamment les laboratoires et/ou les sites d’inspections dont il dispose. Le cas échéant, il doit l’informer de ses fonctions et relations au sein d’une autre structure plus large.

Lors d’une extension ou restriction d’une certification, le donneur d’ordre informe le service de certification de LC Luxcontrol asbl de tout changement ou modification pouvant avoir un effet sur la conformité du produit (par exemple, changements du design ou des spécifications du produit, changement de la norme du produit ou de la réglementation, aussi bien au niveau du procédé de fabrication, du système de management par la qualité, du propriétaire ou du statut juridique ou commercial ou organisationnel du donneur d’ordre, du personnel responsable et de l’existence d’informations spécifiant que le produit ne répond plus aux exigences de la certification).


Durée du contrat

Le contrat de certification est en vigueur jusqu’à la date de validité figurant sur le certificat.

Pour les certificats ne comportant pas de date de validité, le contrat de certification est en vigueur jusqu’au 31.12 de l’année en cours et se prolonge d’une année dans la mesure où il n’est pas résilié par écrit, par l’une des parties dans un délai de 6 semaines avant la fin de l’année civile.

Tout contrat n’est valable que pour le produit/personne demandé.


Exigences, restrictions ou limitations applicables à l’utilisation du numéro d’identification de l’organisme notifié LC Luxcontrol asbl et de la marque d’accréditation

  • L’utilisation du numéro d’identification de l’organisme notifié LC Luxcontrol asbl se limite à l’objet mentionné sur le certificat concerné.
  • Le numéro d’identification de l’organisme notifié LC Luxcontrol asbl ne peut être utilisé que pour des produits qui sont dans le champ d’application d’une directive européenne.
  • Il y a lieu de respecter pour une certification produit les exigences de la directive correspondant au marquage CE figurant sur « le guide relatif à la mise en application des directives élaborées sur la base des dispositions de la nouvelle approche et de l’approche globale ».
  • Le non-respect des conditions de certification enlève le droit d’utiliser le numéro d’identification de l’organisme notifié LC Luxcontrol asbl
  • Le donneur d’ordre ne doit en aucun cas utiliser la marque d’accréditation OLAS ni sur l’objet/l’installation contrôlé ni sur aucun document quel qu’il soit


Conditions pour annuler une certification

Expiration de la date de validité ; résiliation du contrat de certification ; insolvabilité du donneur d’ordre ; non-respect des droits et devoirs du donneur d’ordre ; modification du produit à certifier ; non-règlement des paiements exigés pour une certification.


Informations sur les certifications délivrées

Le service de certification de LC Luxcontrol asbl tient à jour une liste des produits et personnes certifiés qui peut être remise sur demande motivée par le donneur d’ordre uniquement pour les certifications qui le concernent.

En cas de violation des dispositions contractuelles, le service de certification de LC Luxcontrol asbl se réserve le droit de demander réparation.


Traitement des plaintes, des appels, des réclamations et contestations relatifs au processus de certification

Le donneur d’ordre, adresse ses doléances par écrit au service de certification LC Luxcontrol asbl. Il peut émettre une réclamation/plainte, faire appel/contester une décision du service de certification. LC Luxcontrol asbl prend en charge les doléances du donneur d’ordre et l’informe des actions entreprises. L’efficacité de ces actions est vérifiée et documentée.


Informations accessibles au public sous demande

  • procédures d’évaluation, règles et procédures de délivrance, de maintien, d’extension ou de réduction de la portée, suspension, retrait ou refus de la certification
  • offres personnalisées spécifiques à chaque demande
  • description des droits et devoirs des demandeurs et clients, comprenant les exigences, ainsi que les façons de mentionner la certification délivrée, (FORM PG 056)
  • informations relatives aux procédures de traitement des plaintes et des appels.